Was Expertinnen zum Onboarding sagen - Teil 1 mit Freeletics

Wednesday, June 23, 2021

Interview mit Christina Braun -
People Operations Managerin bei Freeletics

Christina Braun ist People Operations Manegerin. Zu ihren Aufgaben gehören das Employer Branding und das HR-Business. Wir haben sie in einem Interview zum Thema Onboarding bei Freeletics befragt.

LocalHeroBox:

Herzlichen Dank, dass du dir heute Zeit genommen hast für das kurze Interview zum Thema Remote Onboarding. Zu Beginn würde ich dich bitten, dich kurz selbst vorzustellen. Für was genau bist du zuständig bei Freeletics?

Christina:

Sehr gerne. Meine Rolle heißt People Operations Manager bei Freeletics und ich habe zwei Hauptaufgabenbereiche. Ein Teil meiner Rolle ist das Employer Branding, hier arbeite ich eng zusammen mit unserem Marketing Team. Zum anderen Teil habe ich eine klassische HR-Business Partner Rolle. Ich betreue mehrere Teams bei uns, bei allen People Themen die anfallen und unter anderem bin ich auch für den Onboarding-Prozess bei Freeletics mit zuständig.

LocalHeroBox:

Super, Dankeschön. Dann würde ich auch schon in die erste bezüglich unseres Interviewthemas eintauchen. Das Onboarding bzw. den Wandel zum Remote Onboarding. Ich würde dich bitten den traditionellen/ klassischen Onboarding-Prozess bei Freeletics zu beschreiben, bevor die Pandemie alles auf den Kopf gestellt hat.

Christina:

Wir haben auch schon vor Corona vieles digital gelöst, aber den persönlichen Bezug zum New Joiner haben wir mit face-to-face hergestellt. Da das Onboarding schon vor dem ersten Tag beginnt haben wir neben regelmäßigen E-mails, die die Vorfreude steigern sollen auch eine Freeletics Postkarte mit einer persönlichen Notiz mit dem original Vertrag per Post geschickt.
Am ersten Tag dann, wurde immer ein(e) Mitarbeiterin aus dem Team als Buddy festgelegt, der den New-Joiner dann abgeholt hat, um mit ihm zuerst eine große Office-Tour zu machen. Es wurde das Büro gezeigt, man wurde den Kolleginnen vorgestellt, sowie alle wichtigen aufgekommenen Fragen wurden geklärt. Zudem hat der Buddy geholfen den Laptop einzurichten. Am ersten Tag gab es ebenfalls ein Buddy-Mittagessen, das von der Firma bezahlt wurde.
Zusätzlich wurde auf dem Tisch des New Joiners von uns und dem Office-Management ein kleines Willkommensgeschenk aufgebaut, um den New-Joiner willkommen zu heißen.
Nachmittags habe ich oder eine Kollegin sich nochmal mit dem New-Joiner getroffen, um zu klären ob es noch offene Fragen gibt, um ein Foto zu machen und, um sich zu erkundigen wie der erste Tag gelaufen ist.
Insgesamt haben wir versucht unseren New Joinern durch viele persönliche Treffen (sowohl mit POPs, dem Buddy als auch mit weiteren Kollegen) ein herzliches Willkommen zu gestalten. Zusätzlich haben während der ersten Wochen unterschiedliche Onboarding Sessions und Workshops in Präsenz stattgefunden.

LocalHeroBox:

Da lieferst du mir eine klasse Überleitung zur nächsten Frage: Wie hat denn der Umstieg vom traditionellen Onboarding-Prozess zum Remote Onboarding ausgeschaut und auf was für Schwierigkeiten seid ihr gestoßen?

Christina:

Es gab ein paar Dinge, die waren super leicht umzustellen. Wir konnten dadurch sogar einige Prozesse vereinfachen und werden diese Veränderungen deshalb auch in Zukunft beibehalten. Dazu gehört beispielsweise, dass unsere Verträge jetzt nicht mehr ausgedruckt und per Post versendet werden, sondern, dass wir das digital lösen. Dadurch können Unterschriften viel schneller eingeholt werden als früher. Dafür schicken wir jetzt das IT-Equipment, und das Welcome Paket das früher am ersten Tag auf dem Schreibtisch stand, per Post zu den New Joinern nach Hause, wenn sie am ersten Tag nicht ins Office kommen können oder möchten.
Was auch super leicht umzusetzen war, war die Welcome-Session digital zu gestalten, da es sich hier fast nur um einen reinen Vortrag handelt.
Die Umstellung war aber nicht so einfach. Ich würde sagen, es gab drei unterschiedliche Hürden die sich uns da gestellt haben.

  1. Die Koordination interner Prozesse mit allen Stakeholdern. Neben dem People Operations Team sind auch der Manager, der Buddy, das Office Management und IT im Onboarding-Prozess involviert. Die ganzen Stakeholder zusammen zu bringen und sich abzustimmen, ob alles vorbereitet ist, ist für ein organisiertes Onboarding entscheidend. Man möchte erreichen, dass der New-Joiner das Gefühl hat, dass sich Mühe gegeben wurde, dass man sich auf ihn vorbereitet hat und nicht, dass alles total chaotisch abläuft und nichts vorbereitet ist. Das war tatsächlich im Remote Setup viel schwieriger zu koordinieren, da wir uns früher im Büro einfach kurz zwischendurch dazu abgesprochen haben. Jetzt im Remote Setup müsste man dann für jeden New-Joiner ein Meeting aufsetzen. Das wäre wirklich umständlich und zeitintensiv, deshalb haben wir gemeinsame Checklisten und Onboarding Slack-Gruppen zur Koordination erstellt. Das funktioniert wirklich super.
    Zusätzlich haben wir versucht mit Hilfe von Onboarding Guides, Tipps an unsere People Manager und die Buddies zu geben, damit sie sich bestmöglich auf das Remote Onboarding vorbereiten können.
    Wie schon erwähnt sind zu einem Hybrid-Modell gewechselt, bei dem sich der New-Joiner aussuchen kann, ob er/sie seinen Laptop im Büro abholen oder ob er/sie alles zugesendet haben möchte. Da sind wir total flexibel. Hier ist es aber auch wieder wichtig, dass diese Info mit allen Stakeholdern geteilt wird, damit das Onboarding entsprechend angepasst werden kann. Wenn der Laptop an den New Joiner persönlich übergeben wird, dann versuchen wir beispielsweise einen Buddy zu finden der am selben Tag auch ins Büro kommt. Aber auch hier ist es in Ordnung, wenn der Buddy aktuell lieber komplett Remote bleiben möchte, dann springt unser Office Manager für das Willkommen heißen vor Ort und die Büro Tour ein, es muss nur abgestimmt werden.
  2. Die zweite Hürde war, New Joiner im remote Setup im Freeletics Team zu integrieren. Vor Corona ist der Buddy mit dem New-Joiner durchs Büro gelaufen und hat alle einander vorgestellt. Zudem ist man sich zufällig im Gang oder in der Küche begegnet und dann wurde sofort gefragt “Hey, dich kenne ich ja noch gar nicht.” So ist man früher sehr schnell ins Gespräch gekommen und konnte seine neuen Kollegen sehr einfach kennenlernen, aber wenn man Zuhause vor dem Laptop sitzt, passiert das alles nicht zufällig. Deswegen muss man sich da aktuell viel mehr Gedanken machen, wie man das alles ausgestaltet. Was wir bei Freeletics daraufhin neu implementiert haben ist, dass wir dem New-Joiner, bevor er anfängt, eine Art Steckbrief schicken, den er/sie ausfüllt. So ähnlich wie man es von damals aus der Schule kennt mit den Freundebüchern, die man mit ein paar Infos und einem Foto von sich ausgefüllt hat. Diesen Steckbrief schicken wir dann am ersten Tag an das Team um zum einen alle zu informieren, dass jemand neues anfängt, aber auch um direkt ein paar Anknüpfpunkte zu geben, auf deren Basis man den New-Joiner ansprechen/ anschreiben kann. Das hat auch wirklich geholfen, sodass die New Joiner wirklich auf Slack direkt angeschrieben werden.
    Zusätzlich hatten wir schon vor Corona zwei Vorgehensweisen die uns im Remote Setup zu Gute gekommen sind: Der New-Joiner wird beispielsweise vom Buddy auch nochmal auf Slack vorgestellt, mit einem Foto und einem kleinen Text, wo jeder drunter kommentieren kann um die Person willkommen zu heißen. Und in unserem Overall Company Meeting, das alle zwei Wochen stattfindet, werden die New-Joiner vom Manager kurz vorgestellt. Eine große Hürde ist auch die fehlenden Events, ohne die das Kennenlernen natürlich schwieriger ist. Da haben wir auch ein paar online Events gestartet, wie eine Remote Weihnachtsfeier mit Break-Out-Rooms oder mal einen Winter Chalet Abend organisiert, bei dem man sich Wintergeschichten bei einer heißen Schokolade zusammen angehört hat. Als es Lockerungen gab, haben wir eine Stadtführung in München angeboten, weil wir auch sehr viele Leute haben, die für den Job nach München ziehen und noch wenig über ihre neue Heimatstadt wissen.
  3. Die dritte und letzte große Herausforderung war die Gestaltung der Onboarding-Sessions. Die interaktiven Sessions und die Workshops in einem Remote Setup, das war nicht so leicht. Hier mussten wir anfangs etwas rumprobieren, es hat ein bisschen gedauert, bis wir für alles eine online Lösung gefunden haben. Am Anfang, müssen wir auch zugeben, war es ein bisschen holprig, aber gut, das war auch neu für uns. Wir haben uns durch verschiedene Tools und Setups durchprobiert. Zu Beginn gab es zum Beispiel noch nicht in allen Tools Break-Out-Rooms, dann haben wir uns behelfsmäßig lauter Hangout-Links kreiert und die dann an die verschiedenen Gruppen geschickt, damit das Kennenlernen in Kleingruppen möglich war. Das war natürlich nicht optimal, aber es hat funktioniert, wir haben die Leute zusammengebracht und inzwischen haben wir super Tools und Workarounds die für uns funktionieren. Wir nutzen zum Beispiel Miro,als digitales Whiteboard oder Break-Out-Rooms bei Google Hangouts. Wichtig bei der Bewältigung aller Hürden war es mit den New Joinern zu sprechen und nach Feedback fragen “Was für Ideen habt ihr? Wie können wir etwas verbessern?". So entsteht ein kontinuierlicher Anpassungs- und Verbesserungs-Prozess. Wir merken auch jetzt nach einem Jahr, dass wir immer noch Sachen verbessern können und uns einfach immer wieder den Bedürfnissen anpassen müssen.
LocalHeroBox:

Super, vielen Dank für die ausführliche Antwort, freut mich sehr. Dann noch eine kleine Frage: Wenn du dir die jetzige Onboarding Situation anschaust, auf einer Skala von 1-10, wie zufrieden bist damit wie es aktuell läuft?

Christina:

Gegeben der Umstände und das wir aktuell einfach eingeschränkt sind, bin ich schon sehr zufrieden. Wir versuchen in verschiedenen Bereichen alles so gut wie möglich abzudecken, auch wenn remote einfach nie dasselbe sein wird wie persönlich. Manche Sachen waren online nicht mehr so möglich, aber dafür sind neue Sachen hinzugekommen. Ich glaube es hat alles seine Vor- und Nachteile. Wenn ich von 1-10 eine Zahl sagen würde, würde ich sagen 8/9. Also ich glaube wir machen uns da sehr gut. Wir haben in den letzten Monaten viel dazugelernt, aber da ist immer Luft nach oben. Es gibt immer Verbesserungsbedarf, aber wie gesagt, durch Austausch und Ausprobieren sowie offen bleiben für neue Tools oder Ideen, kann man sich da immer verbessern und eine Schippe oben drauf setzen.

LocalHeroBox:

Klasse, dann als abschließende Frage: Glaubst du, wenn die Pandemie so weit wie es geht überwunden ist, dass ihr weiterhin auf Tools, die ihr für euch entdeckt habt, setzen werdet oder eher wieder auf das traditionelle Modell zurückgreifen werdet?

Christina:

Das passt ganz gut zu der Antwort, die ich dir gerade gegeben habe. Ich glaube es wird eine Kombination aus beiden Welten. wir werden uns das Beste aus beiden rauspicken. Ich bin auch davon überzeugt, dass es kein richtiges Ende der Pandemie gibt oder ein "Ab heute sind wir alle wieder im Büro". Es wird ein langsames Zurückkommen und ein neues Normal werden. Auch der Wunsch nach mehr Homeoffice und mehr Flexibilität ist einfach da und wir gehen davon aus, dass es in Zukunft ein Hybrid-Modell geben wird Dafür werden wir sicherlich die ein oder anderen Tools, die wir bis jetzt haben, weiterhin nutzen. Zum Beispiel die digitalen Verträge. Diese werden wir definitiv weiterhin verwenden, aber auch kleine digitalen Umfragen sind viel leichter als wenn jeder etwas auf den Zettel schreibt. Wie gesagt es wird wahrscheinlich einfach eine Kombination aus beidem und wir versuchen da so flexibel wie möglich zu sein. Man kann es jetzt noch nicht vorhersagen wie die Bedürfnisse der Mitarbeiter in der Zukunft aussehen werden.

Wichtig ist: Offen bleiben, Feedback einholen und sich immer wieder an die aktuelle Situation und Bedürfnisse anpassen.
LocalHeroBox:

Vielen lieben Dank Christina, dass du dir heute die Zeit genommen hast und so viele interessante Sachen erzählt hast.

Das könnte dich auch interessieren

Wenn du dich auch für unsere Success Stories interessierst, klicke hier.

Wir kümmern uns um alles, damit du es nicht musst!

Box erstellen